La gestione del matrimonio è più complessa di quanto si pensi e a volte si danno per scontate alcune cose. O che si potrebbero gestire meglio.

GESTIONE MATRIMONIO SENZA WEDDING PLANNER O COORDINATOR

Tutto è programmato, tutto è definito e sta arrivando il grande giorno.

Sono stati definiti degli orari di massima per la preparazione della sposa e dello sposo, con il ristorante e il catering per l’arrivo degli ospiti, la mise-en-place è stata scelta e tutto sembra essere in ordine.

Quindi possiamo stare tranquilli?

Non proprio se non c’è un wedding planner o un wedding coordinator a gestire il matrimonio… perché alcune cose si pensa che fileranno lisce come da programma e invece potrebbero esserci degli intoppi.

Oggi voglio raccontarti 5 rischi nella gestione del matrimonio e aiutarti a prevenirli!

1. LA GESTIONE DELL’INIZIO APERITIVO AL MATRIMONIO

Non so se ti è mai capitato di partecipare ad un matrimonio e arrivare dopo la cerimonia alla location trovando i camerieri ancora indaffarati e dovendo aspettare un’infinità prima di poter bere un bicchiere d’acqua.

O, al contrario, di arrivare e trovare tutto il buffet già esposto chissà da quanto, magari sotto il sole o con antigienici insetti appoggiati su salumi e formaggi.

Ecco, a quel matrimonio c’è stato un problema di gestione dei tempi.

Perché probabilmente la cerimonia è durata molto meno del previsto o molto più del previsto. E questo ha sballato le tempistiche che il catering si era dato.

Quando c’è un Wedding Planner o un Wedding Coordinator, questo non avviene.

Non avviene perché ci sarà qualcuno ben istruito alla cerimonia che avviserà quando i primi ospiti partiranno dalla chiesa o dal Comune e il catering o il ristorante si faranno trovare pronti al momento giusto!

Naturalmente non è una cosa che può gestire il wedding planner della location, perché in genere non segue la gestione del matrimonio al di fuori.

Ora che lo sai, incarica qualcuno di avvisare!

2. LA PERFEZIONE DEL DETTAGLIO

Se sei un o una perfezionista, hai sicuramente studiato la mise-en-place nel minimo dettaglio: con il tovagliolo messo in un certo modo, il menù sistemato perfettamente al centro, il segnaposto in quel punto preciso e così via.

Ebbene: chi ti garantisce che tutto sarà veramente sistemato alla perfezione?

In un matrimonio la gestione di questi dettagli è spesso affidata ai camerieri che apparecchiano la tavola. E, a meno che non parliamo di un catering di livello molto alto, non puoi aspettarti che ci mettano l’attenzione che ci metteresti tu.

Il personale di sala prepara tutto con ritmi serrati, deve apparecchiare spesso di corsa, è difficile che si soffermino a guardare se il segnaposto è girato dalla parte del logo o no. Capisci cosa intendo?

O magari, quando all’ultimo momento mettono il pane nei piattini, potrebbero urtare il menù girandolo di traverso e neanche se ne renderebbero conto!

Sapessi quanti menù, segnaposto e sottopiatti ho sistemato controllando la mise-en-place!

Se la perfezione assoluta della tavola è ciò che desideri, prendi una persona che se ne occupi.

3. LA GESTIONE DELLA CONFETTATA DURANTE IL MATRIMONIO

Questa è una verità assoluta, prendi nota e vedrai!

Se non hai qualcuno che allestisce la confettata durante lo svolgimento del pranzo o della cena, sappi che non rimarrà intatta neanche 10 miuti.

Il richiamo dei confetti è quasi inspiegabile, ma se la confettata viene preparata fin dall’inizio dell’evento, perché non hai previsto l’allestimento durante il matrimonio, anche se coperta con un tulle che dovrebbe indicare di non toccarla, i tuoi ospiti si serviranno immediatamente. Anche durante l’aperitivo.

L’idea migliore, se non hai un wedding planner o un wedding coordinator, è di far preparare il tavolo ben allestito senza le coppe di confetti .

Chiedi al catering di portarle fuori quando apriranno il buffet di dolci.

4. IL TAVOLO DELLE BOMBONIERE

Cosa dire del tanto attraente tavolo delle bomboniere?

Se non hai nessuno che possa vegliare sui preziosi oggetti che hai scelto per i tuoi ospiti, sappi che non basteranno.

Perché poi scatta la modalità self-service: alcuni invitati trovando quel bel tavolo imbandito di scatoline solo soletto, penseranno bene di prenderne 2 o 3. Così, senza un motivo. Solo perché sono lì.

Durante la gestione del matrimonio io prevedo sempre qualcuno che stia lì a controllare accanto al tavolo… a volte lo faccio io stessa!

Incarica qualcuno di farlo, perché è davvero imbarazzante trovarsi senza bomboniere per gli ultimi ospiti rimasti.

5. IL RISCHIO DI NON FARE TUTTO!!!

Se al tuo matrimonio prevederai una scaletta molto fitta di cose da fare, sappi che la gestione delle tempistiche deve necessariamente essere affidata ad un professionista.

I tempi al matrimonio sfuggono di mano, perché gli ospiti sono tendenzialmente statici, nel senso che se stanno bene seduti in giardino si fa una gran fatica a farli alzare per portarli a pranzo o a cena.

Ci sono poi gli amici che organizzano giochi e scherzi in un numero eccessivo o lunghi più del dovuto e portano via alla festa mezz’ore che fanno la differenza!

Ma anche solo le piacevoli chiacchiere che gli sposi fanno con gli invitati rosicchiano tempo alla festa allungando di ore il tempo previsto inizialmente.

Il cambio d’abito va gestito tenendo l’orologio sotto controllo, altrimenti vedi spose sparire per un’ora. Ce l’hai un’ora da togliere alla festa?

Se la tua location ti ha imposto un orario tassativo di fine festa non puoi permetterti di sottovalutare questo aspetto

Perché il rischio è che ti ritrovi a mezz’ora dal termine e devi ancora fare il taglio della torta, il lancio del bouquet, il primo ballo… e poi l’open bar, il buffet di dolci… tutto il finale della festa diventa precipitoso, una fatica anche per gli sposi che non riescono a goderselo.

Se hai un programma intenso che prevede tutte queste cose, non hai un wedding planner e la festa deve finire a mezzanotte, affidati ad un coordinatore.

Non lasciare che il tempo ti sfugga di mano senza rendertene conto, sarebbe davvero un peccato!

So che tutte queste cose ora possono sembrarti esagerate e trovi assurdo che la gestione del giorno del matrimonio possa essere così complessa, ma ho scelto questi 5 esempi perché succedono più spesso di quanto immagini.

Se quindi non vuoi affidarti né ad un wedding planner né ad un wedding coordinator, distribuisci questi compiti fra persone fidate, ma accertati che siano tutte sotto controllo.

Al prossimo consiglio,

Roberta

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Immagine di copertina © Davide Gasparetti – Flower design Sfumature di Cipria – Venue Castello di Tabiano